قناة علوم عظيمة على اليوتيوب

أخرى

كيف من الممكن أن تنظم فعالية افتراضية ناجحة بخطوات دقيقة

هذا المقال يخضع للمعالجة الالية من طرف كشًاف، إذا كانت لديك أي ملاحظات عليه لا تتردد في مراسلتنا.

دولة واحدة ومن له القدرة على السفر. تنظيم الفعاليات الافتراضية: خطوات ما قبل البداية تُشبه الفعاليات الافتراضية مثيلتها التي تنظّم على أرض الواقع في بعض المراحل، ولكنّها تختلف غالبًا في التفاصيل الداخلية. بالنهاية يعتمد نجاح الفاعلية على القدرة على تنظيمها بصورة جيدة، فإذا لم يكن لديك الإمكانيات لتنظيم فعالية افتراضية فتقدر الاستعانة بشركات مخصصة لذلك للقيام بالمهمة بدلًا عنك. تقسّم عملية تنظيم الفاعليات الافتراضية إلى مرحلتين، قبل البداية وأثناء الفاعلية. عبر المراحل المهمة قبل البداية: أ- التخطيط للفاعلية: على الرغم عبر البساطة التي قد يعتقدها البعض في الفاعليات الافتراضية، إلّا أنّها تتطلب القيام بالتخطيط جيدًا، بدءًا عبر تحديد الموضوع الخاص بالحدث، والمتحدثين المحتملين للمشاركة، وكذلك الأجندة الخاصة بالفاعلية. كذلك يجب في أثناء...

نحن على بعد أيام قليلة عبر تنظيم قمة مجموعة العشرين لهذا العام، والتي تُقام في الرياض في المملكة العربية السعودية، وتعتبر هذه المرة الأولى التي تُنظم فيها الفاعلية افتراضيًا، بسبب جائحة كورونا. من طبيعة الحال القمة ليست الحدث الأول الذي يُنظم افتراضيًا عبر بعد الجائحة، بل أصبح هذا النمط الأكثر شيوعًا خلال هذا العام.
من طبيعة الحال الأحداث الافتراضية ليست شيئًا جديدًا، فهي تعتبر عبر الاختيارات المفضلة للعديد عبر منظمي الفاعليات، حيث يُمكن الاستفادة منها في نقطتين أساسيتين: تجميعفة أقل لتنظيم الفاعليات، سهولة الوصول إليها عبر الجميع حول العالم بدلًا عبر اقتصار الحضور على دولة واحدة ومن له القدرة على السفر.
تنظيم الفعاليات الافتراضية: خطوات ما قبل البداية
تُشبه الفعاليات الافتراضية مثيلتها التي تنظّم على أرض الواقع في بعض المراحل، ولكنّها تختلف غالبًا في التفاصيل الداخلية. بالنهاية يعتمد نجاح الفاعلية على القدرة على تنظيمها بصورة جيدة، فإذا لم يكن لديك الإمكانيات لتنظيم فعالية افتراضية فتقدر الاستعانة بشركات مخصصة لذلك للقيام بالمهمة بدلًا عنك. تقسّم عملية تنظيم الفاعليات الافتراضية إلى مرحلتين، قبل البداية وأثناء الفاعلية. عبر المراحل المهمة قبل البداية:
أ- التخطيط للفاعلية: على الرغم عبر البساطة التي قد يعتقدها البعض في الفاعليات الافتراضية، إلّا أنّها تتطلب القيام بالتخطيط جيدًا، بدءًا عبر تحديد الموضوع الخاص بالحدث، والمتحدثين المحتملين للمشاركة، وكذلك الأجندة الخاصة بالفاعلية.
كذلك يجب في أثناء التخطيط تحديد الجمهور المستهدف، هل ترغب في توجيه الفاعلية لدولة واحدةيا ترى؟ أو لمجموعة دول ناطقة بلغة واحدةيا ترى؟ مثلًا تنظيم فاعلية باللغة العربية وتوجيهها للجمهور العربي.
ب- اختيار المنصة المناسبة: هناك الكثير عبر الخيارات التي يمكن استخدامها عبر أجل تطبيق الفاعلية، في الحقيقة عبر المهم التأكد عبر قدرتك على إدارة المنصة المحددة لتنظيم الفاعلية، والتعامل معها جيدًا، والأبرز عبر ذلك تحديد المعايير التي ترغبها في المنصة.
فالأمر يختلف إذا كانت فعاليتك ستقتصر على المحاضرات عبر جهة واحدة دون تفاعل للمشاركين، عن رغبتك في تنظيم تدريب يحتاج مشاركة عبر الأفراد، وبالتالي يجب عليك دراسة الخيارات المتنوعة لتنظيم الفاعلية، سواءً اختيار zoom أو google meet أو منصة متخصصة مثل Eventtus.
ت- تحديد التوقيت: متى ستعقد فاعليتك الافتراضيةيا ترى؟ يجب عليك تحديد الموعد المناسب بما يتوافق مع جمهورك. بعكس الأحداث المنفذة في الواقع، فإنّ المشاركين في الفعاليات الافتراضية لا يأخذون إجازة عبر العمل لحضورها، وبالتالي يُفضل الكثير عبر الأفراد تنظيم الفاعليات بعد مواعيد انتهاء العمل اليومي.
ج- التواصل مع المتحدثين: بالانتهاء عبر المراحل الثلاث الماضية، فأنت قد أصبحت تمتلك أجندة مقترحة للفاعلية، وتقدر التواصل مع المتحدثين المحتملين لمعهدة مدى إمكانية مشاركتهم معك أو لا. لذا تواصل معهم بالصورة المناسبة لهم، سواءً عبر البريد الإلكتروني أو عبر خلال منصات التواصل الاجتماعي المناسبة لذلك جميعينكدإن.
ح- الترويج للفعالية: بعد التواصل مع المتحدثين، تقدر حتى تبدأ في الترويج للفاعلية حتى تقدر الوصول إلى الجمهور المستهدف. عبر المهم في أثناء الترويج التأكد عبر توصيل النقاط التالية للجمهور:
  1. - هل توجد هناك تجميعفة للاشتراك في الفاعليةيا ترى؟ في حالة وجود تجميعفة، ما هي الخيارات المتاحة للدفعيا ترى؟ من طبيعة الحال جميعّما كان الجمهور عبر دول متنوعة، فالأفضل وجود طرق متنوعة ومناسبة مع الجميع.
  2. - ما هي الأجندة الخاصة بالفاعلية ومن هم المتحدثين فيهايا ترى؟ فهذه عوامل جذب مهمة تؤثر على قرار الجمهور بالاشتراك، وشارك مع جمهورك نبذة عن المتحدثين وخبراتهم بحيث يتسنى لهم التعرّف عليهم أكثر وتقييم الاستفادة المتسقطة عبر المشاركة.
  3. - ما هي المنصة المحددة لتنظيم الفاعليةيا ترى؟ هل يحتاج استخدامها معهدة شيء معينيا ترى؟ وفي حالة ذلك، فاحرص على مشاركة خطوات توضيحية لذلك، فإذا شعر الجمهور أنّ الأمر معقّد بالنسبة له ولا يوجد توضيح، فغالبًا سيحجم عن قرار الاشتراك.
خ- التواصل المستمر: عبر المهم في الفعاليات الافتراضية الحفاظ على التواصل الدائم مع الجمهور، واستخدام البريد الإلكتروني لتأكيد الحجز، وإرسال الأجندة مرة أخرى والتنبيهات الهامة، وكذلك تذكير بالموعد مع اقترابه، ليظل الأمر في ذاكرة الجمهور حتى بداية الفاعلية.
تنظيم الفعاليات الافتراضية: ماذا تعمل أثناء الفعاليةيا ترى؟
في حالة الاستعانة بشركة لتنظيم الفعالية فغالبًا لن أنت بحاجة سوى للمتابعة أثناء الفعالية، أمّا إذا كنت المسؤول عن التنظيم، فمن المهم وضع خطة تامة لهذا الأمر، تتضمن تطبيق المراحل التالية:
أ- التواصل مع المتحدثين: عبر المهم الاتفاق مع المتحدثين على الموعد المحدد للحضور في الفاعلية، ومتى سترسل له الرابط الخاص بالجزء الخاص بمشاركته، رابط الدخول على مسقط زووم مثلًا لو اخترتها كمنصة لتنظيم الفاعلية، مع التأكد عبر قدرته على استخدام المنصة.
ب- تقديم المتحدثين في الفعالية: يجب في الفعاليات الافتراضية تواجد المنظمين عبر البداية لتقديم المتحدثين، وكذلك لتولي مسئولية الإدارة، وذلك لأنّ بعض المتحدثين لاقد يحدث لديهم معهدة تامة بالأدوات التقنية للمنصات، فإذا سقط ذلك فيكون هناك تواجد للمنظمين للتسهيل.
ت- متابعة المشاجميع التقنية: من أكبر العوائق في الفعاليات الافتراضية هي المشاجميع التقنية التي تؤثر على فعالية تنظيمها، لذا عبر المهم تخصيص بعض الأفراد عبر فريق التنظيم لمتابعة المشاجميع التقنية، والتدخل سريعًا لحل أي مشجميعة قد تقابل الحضور، وتقديم المساعدة المطلوبة.
ج- التواصل مع الجمهور: عبر المهم أثناء الفعالية الحفاظ على التواصل مع الجمهور وإرسال روابط الحضور الخاصة بالمحاضرات والإنضمام والدخول، وكذلك أي تنبيهات تخص الحدث، بحيث تضمن تواجد أكبر عدد ممكن عبر الأفراد في الفاعلية، وبعد الانتهاء تحصل على تقييمهم للتجربة، بحيث تقدر تطوير الأمر في المرات القادمة.
تنظيم الفعاليات الافتراضية أصبح خيارًا مناسبًا للعديد عبر الأفكار، وأصبح يضم جميع الأحداث، الصغيرة منها والكبرى، وبالتالي يجب عليك وضع هذا الخيار في اعتبارك لفعاليتك القادمة.
المصادر:
1 – 2
السابق
الشمول المالي
التالي
كيف تنظم فعالية افتراضية ناجحة بخطوات دقيقة

0 تعليقات

أضف تعليقا

اترك تعليقاً